Procedura Reklamacyjna
EDURoom
Procedura Reklamacyjna EDU-ROOM (wersja 2.0)
1. Cel i Zakres
Celem niniejszej procedury jest zapewnienie sprawnego i efektywnego procesu rozpatrywania reklamacji składanych przez klientów EDUROOM, dotyczących usług szkoleniowych.
2. Definicje
- Reklamacja: Zgłoszenie klienta wyrażające niezadowolenie z usługi szkoleniowej, dotyczące jakości, organizacji, treści lub innych aspektów usługi.
- Klient: Osoba fizyczna lub prawna korzystająca z usług szkoleniowych EDUROOM.
- Usługa szkoleniowa: Szkolenie, warsztat, kurs lub inna forma edukacji świadczona przez EDUROOM.
3. Zasady Ogólne
- Każdy klient ma prawo złożyć reklamację.
- Reklamacje rozpatrywane są rzetelnie, obiektywnie i zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
- EDUROOM dąży do polubownego rozwiązania każdej reklamacji.
4. Składanie Reklamacji
- Reklamację można złożyć pisemnie (listem poleconym, e-mailem) lub ustnie (telefonicznie, osobiście).
- Reklamacja powinna zawierać:
- Dane klienta (imię, nazwisko/nazwa firmy, adres, telefon, e-mail)
- Opis usługi szkoleniowej, której dotyczy reklamacja
- Szczegółowy opis problemu będącego podstawą reklamacji
- Oczekiwania klienta co do sposobu rozwiązania problemu
5. Rejestracja i Wstępna Analiza Reklamacji
- Każda reklamacja jest rejestrowana w systemie obsługi reklamacji EDUROOM.
- Reklamacja jest wstępnie analizowana pod kątem kompletności i zasadności.
- W przypadku braków formalnych klient jest proszony o uzupełnienie reklamacji.
6. Rozpatrzenie Reklamacji
- Reklamacja jest rozpatrywana przez zespół ds. reklamacji EDUROOM.
- Zespół analizuje reklamację, zbiera dodatkowe informacje (jeśli to konieczne) i kontaktuje się z klientem w celu wyjaśnienia szczegółów.
- Zespół podejmuje decyzję o sposobie rozwiązania reklamacji, uwzględniając oczekiwania klienta i możliwości EDUROOM.
7. Poinformowanie Klienta o Decyzji
- Klient jest informowany o decyzji dotyczącej reklamacji pisemnie lub e-mailem.
- W przypadku uwzględnienia reklamacji klient jest informowany o sposobie i terminie realizacji rozwiązania.
- W przypadku nieuwzględnienia reklamacji klient jest informowany o powodach decyzji oraz o możliwości odwołania się.
8. Terminy
- EDUROOM rozpatruje reklamację w terminie 14 dni kalendarzowych od daty jej otrzymania.
- W przypadku reklamacji wymagających dodatkowych wyjaśnień termin rozpatrzenia może zostać przedłużony, o czym klient jest informowany.
9. Monitorowanie i Analiza Reklamacji
- EDUROOM monitoruje proces obsługi reklamacji i analizuje przyczyny ich powstawania.
- Na podstawie analizy podejmowane są działania mające na celu poprawę jakości usług szkoleniowych i zapobieganie powstawaniu reklamacji.
10. Postanowienia Końcowe
- Niniejsza procedura obowiązuje od dnia jej zatwierdzenia.
- EDUROOM zastrzega sobie prawo do zmiany procedury w każdym czasie.
Data zatwierdzenia: 03.12.2023





